En Construcción.

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Obtención de Permisos y Aprobaciones para la Planificación Detallada y Diseño en Mantenimiento y Reparación de Estructuras Metálicas

La obtención de permisos y aprobaciones es un aspecto crítico en la planificación de cualquier proyecto de construcción, y en el caso del mantenimiento y reparación de estructuras metálicas, puede ser un proceso complejo debido a la naturaleza de los trabajos, los riesgos involucrados y la normativa aplicable. Obtener los permisos necesarios de manera oportuna y correcta es fundamental para evitar retrasos, multas, sanciones e incluso la paralización del proyecto. Este proceso debe ser gestionado de manera proactiva y diligente, involucrando a personal con experiencia en trámites y regulaciones locales. En Colombia, y específicamente en ciudades como Bogotá, existen diversas entidades gubernamentales y normativas que deben ser consideradas.

Identificación de Permisos Necesarios

El primer paso es identificar todos los permisos y aprobaciones que se requieren para el proyecto. Los permisos necesarios pueden variar dependiendo de:

• Tipo de estructura: Puente, edificio, torre, tanque, etc.
• Ubicación de la estructura: Municipio, departamento, zona rural o urbana, etc.
• Tipo de trabajo a realizar: Reparación menor, refuerzo estructural, reemplazo de elementos, aplicación de recubrimientos, etc.
• Impacto ambiental del proyecto: Si el proyecto genera emisiones, vertimientos, residuos peligrosos, etc.
• Impacto en el espacio público: Si el proyecto requiere el cierre de vías, la ocupación de andenes, etc.
• Riesgos asociados al proyecto: Trabajos en altura, trabajos en caliente, trabajos en espacios confinados, etc.

Algunos de los permisos y aprobaciones que pueden ser necesarios en proyectos de mantenimiento y reparación de estructuras metálicas en Colombia incluyen (pero no se limitan a):

• Licencia de construcción (o modificación/adecuación): Emitida por la Curaduría Urbana (en Bogotá) o la entidad municipal correspondiente. Se requiere si los trabajos implican modificaciones a la estructura. La NSR-10 establece los casos en los que se requiere licencia.
• Permiso de ocupación del espacio público: Emitido por la Secretaría de Movilidad (en Bogotá) o la entidad municipal correspondiente. Se requiere si los trabajos implican el cierre de vías, la ocupación de andenes, la instalación de andamios o cerramientos, etc.
• Permiso de trabajo en altura: Aunque no es un "permiso" formal emitido por una entidad, se debe cumplir con la Resolución 4272 de 2021 del Ministerio de Trabajo, que establece los requisitos para el trabajo seguro en alturas. Esto incluye la capacitación del personal, el uso de equipos de protección contra caídas certificados, la elaboración de un análisis de riesgos y la implementación de un plan de rescate.
• Permiso de trabajo en caliente: Tampoco es un permiso formal, pero se requiere un procedimiento interno y una lista de chequeo para trabajos que generen chispas o llamas (soldadura, corte con soplete, etc.). Se deben implementar medidas para prevenir incendios y explosiones.
• Permiso de trabajo en espacios confinados: Similar al anterior, se requiere un procedimiento interno, mediciones de atmósfera y un plan de rescate.
• Permisos ambientales: Dependiendo del impacto ambiental del proyecto, pueden ser necesarios permisos o autorizaciones de las autoridades ambientales, como:
  • Permiso de emisiones atmosféricas.
  • Permiso de vertimientos.
  • Plan de manejo de residuos peligrosos.
  • Concesión de aguas (si se requiere captar agua de una fuente natural).
  Estos permisos son emitidos por la Corporación Autónoma Regional (CAR) correspondiente o por la Secretaría Distrital de Ambiente (en Bogotá).
• Permisos de transporte: Si se requiere transportar materiales o equipos de grandes dimensiones o peso, pueden ser necesarios permisos especiales de las autoridades de tránsito.
• Aprobación del diseño estructural: En algunos casos, puede ser necesario que el diseño de la solución de reparación o refuerzo sea aprobado por un ingeniero estructural revisor independiente o por la entidad encargada de la infraestructura (por ejemplo, el IDU en Bogotá para puentes).
• Visto bueno de empresas de servicios públicos: Si los trabajos se realizan cerca de redes de servicios públicos (electricidad, gas, acueducto, alcantarillado), puede ser necesario obtener un visto bueno de las empresas correspondientes.

Es fundamental realizar una investigación exhaustiva para identificar todos los permisos y aprobaciones necesarios para el proyecto específico. Se debe consultar la normativa nacional, departamental y municipal aplicable, y se debe contactar a las entidades gubernamentales correspondientes para obtener información precisa sobre los requisitos y procedimientos. En Bogotá, se recomienda consultar la página web de la Alcaldía Mayor y de las diferentes entidades distritales.

Preparación de la Documentación Requerida

Una vez identificados los permisos necesarios, se debe preparar la documentación requerida para cada solicitud. La documentación puede variar dependiendo del tipo de permiso y de la entidad que lo emite, pero generalmente incluye:

• Formularios de solicitud: Formularios oficiales proporcionados por la entidad, debidamente diligenciados.
• Planos: Planos de la estructura existente, planos de la solución de reparación o refuerzo, planos de detalle, planos de ubicación, planos de señalización (si aplica), etc.
• Especificaciones técnicas: Especificaciones técnicas de los materiales, los procesos de fabricación, la instalación, la inspección, etc.
• Memoria de cálculo: Memoria de cálculo estructural que demuestre la seguridad y estabilidad de la solución de reparación o refuerzo.
• Estudios técnicos: Dependiendo del tipo de proyecto, pueden ser necesarios estudios técnicos adicionales, como estudios de suelos, estudios de impacto ambiental, estudios de tráfico, etc.
• Pólizas de seguro: Pólizas de responsabilidad civil extracontractual, pólizas de cumplimiento, etc.
• Certificados de calidad: Certificados de calidad de los materiales, certificados de calificación de soldadores, etc.
• Documentos de identidad: Cédula de ciudadanía del solicitante, certificado de existencia y representación legal de la empresa (si aplica), etc.
• Paz y salvos: Paz y salvos de impuestos, contribuciones, etc.
• Autorizaciones: Autorizaciones del propietario de la estructura, de las empresas de servicios públicos (si aplica), etc.
• Plan de Manejo Ambiental (si aplica).
• Plan de Manejo de Tráfico (PMT) (si aplica).

Es fundamental que la documentación sea completa, precisa, clara y consistente. Se deben utilizar los formatos y plantillas proporcionados por las entidades, y se deben seguir estrictamente las instrucciones y requisitos. Cualquier error u omisión en la documentación puede retrasar el proceso de aprobación.

Se recomienda elaborar una lista de verificación para cada permiso, que incluya todos los documentos requeridos y el estado de cada documento (pendiente, en elaboración, listo, presentado). Esto facilita el seguimiento y control de la documentación.

Presentación de Solicitudes

Una vez preparada la documentación, se deben presentar las solicitudes de permisos ante las entidades correspondientes. Es importante tener en cuenta:

• Plazos: Algunos permisos pueden tener plazos específicos para su presentación (por ejemplo, antes del inicio de los trabajos, con un determinado número de días de anticipación, etc.).
• Forma de presentación: Algunas entidades pueden exigir la presentación de las solicitudes de forma presencial, mientras que otras pueden permitir la presentación en línea a través de plataformas virtuales.
• Costos: La mayoría de los permisos tienen un costo asociado. Se deben averiguar los costos de cada permiso y realizar los pagos correspondientes.
• Radicación: Al presentar la solicitud, se debe obtener un número de radicado o un comprobante de presentación. Este número es importante para hacer seguimiento al proceso de aprobación.
• Requisitos adicionales: Algunas entidades pueden solicitar información o documentación adicional durante el proceso de evaluación.

Se recomienda mantener una comunicación constante con las entidades para conocer el estado de las solicitudes y para resolver cualquier duda o inquietud que pueda surgir.

Seguimiento del Proceso de Aprobación

Después de presentar las solicitudes de permisos, es fundamental realizar un seguimiento del proceso de aprobación. El tiempo de aprobación puede variar dependiendo del tipo de permiso, de la entidad que lo emite, de la complejidad del proyecto y de la carga de trabajo de la entidad. Es posible que la entidad realice observaciones a la solicitud y requiera información o documentación adicional.

El seguimiento del proceso de aprobación puede incluir:

• Consultar periódicamente el estado de la solicitud: A través de la página web de la entidad (si está disponible), por teléfono o de forma presencial.
• Atender los requerimientos de la entidad: Si la entidad solicita información o documentación adicional, se debe proporcionar de manera oportuna y completa.
• Realizar visitas a la entidad: Si es necesario, se pueden realizar visitas a la entidad para hablar con los funcionarios encargados de la evaluación de la solicitud y aclarar cualquier duda.
• Mantener una comunicación constante con la entidad: Para conocer el estado de la solicitud y para resolver cualquier problema que pueda surgir.
• Registrar todas las gestiones: Anotar fechas, nombres de funcionarios, observaciones y respuestas recibidas.

Es importante ser proactivo en el seguimiento del proceso de aprobación y no esperar a que la entidad se comunique. La demora en la obtención de los permisos puede retrasar el inicio de los trabajos, por lo que es fundamental hacer todo lo posible para agilizar el proceso.

Comunicación con Autoridades

La comunicación con las autoridades competentes es un aspecto clave en el proceso de obtención de permisos y aprobaciones. La comunicación debe ser:

• Respetuosa y profesional: Dirigirse a los funcionarios de las entidades con respeto y cortesía.
• Clara y concisa: Presentar la información de manera clara y concisa, evitando ambigüedades y tecnicismos innecesarios.
• Oportuna: Comunicarse con las entidades en el momento adecuado, antes de que se venza un plazo o se presente un problema.
• Documentada: Mantener un registro de todas las comunicaciones con las entidades (correos electrónicos, cartas, oficios, actas de reunión, etc.).
• Proactiva: No esperar a que las entidades se comuniquen, sino tomar la iniciativa para solicitar información, aclarar dudas o resolver problemas.
• Transparente: Suministrar toda la información requerida de forma veraz.

Se pueden utilizar diferentes canales de comunicación, como:

• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Visitas presenciales.
• Cartas y oficios.
• Plataformas virtuales (si la entidad las tiene disponibles).

Es importante establecer una relación de colaboración con las autoridades competentes, basada en el respeto mutuo y la transparencia. Una buena comunicación puede facilitar el proceso de obtención de permisos y aprobaciones.

Cumplimiento de Condiciones de los Permisos

Una vez obtenidos los permisos y aprobaciones, es fundamental cumplir con todas las condiciones establecidas en los mismos. Las condiciones pueden incluir:

• Plazos: Cumplir con los plazos establecidos para la ejecución de los trabajos.
• Horarios: Respetar los horarios de trabajo permitidos.
• Medidas de seguridad: Implementar las medidas de seguridad establecidas en los permisos.
• Medidas ambientales: Implementar las medidas de protección ambiental establecidas en los permisos.
• Informes: Presentar los informes periódicos que puedan ser exigidos por las entidades.
• Inspecciones: Permitir las inspecciones que las entidades puedan realizar para verificar el cumplimiento de las condiciones de los permisos.
• Modificaciones: Notificar a las entidades sobre cualquier modificación al proyecto que pueda afectar las condiciones de los permisos.

El incumplimiento de las condiciones de los permisos puede generar multas, sanciones, la suspensión de los trabajos e incluso la revocatoria de los permisos. Por lo tanto, es fundamental que el equipo de proyecto esté familiarizado con las condiciones de los permisos y que las cumpla estrictamente.

Se recomienda elaborar una lista de verificación para cada permiso, que incluya todas las condiciones establecidas y el estado de cumplimiento de cada condición. Esto facilita el seguimiento y control del cumplimiento de las condiciones de los permisos.

Gestión de Cambios en los Permisos

Si durante la ejecución del proyecto es necesario realizar cambios que afecten las condiciones de los permisos obtenidos, se debe gestionar la modificación de los permisos ante las entidades correspondientes. Los cambios pueden ser causados por:

• Modificaciones al diseño de la solución de reparación o refuerzo.
• Cambios en el alcance del proyecto.
• Problemas imprevistos en la estructura.
• Cambios en las condiciones del sitio.
• Solicitudes de cambio del cliente.

El procedimiento para la gestión de cambios en los permisos puede variar dependiendo del tipo de permiso y de la entidad que lo emitió. Sin embargo, generalmente implica:

• Identificar la necesidad del cambio: Determinar si el cambio afecta las condiciones de algún permiso.
• Evaluar el impacto del cambio: Determinar cómo el cambio afecta las condiciones del permiso.
• Preparar la documentación: Preparar la documentación necesaria para solicitar la modificación del permiso (formularios, planos modificados, memorias de cálculo actualizadas, etc.).
• Presentar la solicitud: Presentar la solicitud de modificación del permiso ante la entidad correspondiente.
• Seguir el proceso de aprobación: Realizar un seguimiento del proceso de aprobación de la solicitud de modificación del permiso.
• Obtener la aprobación: Obtener la aprobación formal de la modificación del permiso.
• Comunicar el cambio: Comunicar el cambio aprobado a todas las partes interesadas.
• Actualizar la documentación: Actualizar la documentación del proyecto para reflejar el cambio aprobado.

Es importante que cualquier cambio que afecte las condiciones de los permisos sea gestionado de manera formal y oportuna, para evitar problemas legales o retrasos en el proyecto.

Archivo de Permisos y Aprobaciones

Todos los permisos y aprobaciones obtenidos, así como la documentación relacionada (solicitudes, planos, especificaciones, memorias de cálculo, estudios técnicos, pólizas de seguro, certificados de calidad, comunicaciones con las entidades, etc.), deben ser archivados de manera organizada y segura. El archivo de permisos y aprobaciones puede ser:

• Físico: En carpetas o archivadores, debidamente identificados y clasificados.
• Electrónico: En un servidor de la empresa, en una plataforma en la nube o en un sistema de gestión documental, con copias de seguridad y control de acceso.
• Mixto: Combinando archivo físico y electrónico.

El archivo debe ser:

• Completo: Debe incluir todos los permisos y aprobaciones, y toda la documentación relacionada.
• Organizado: Los documentos deben estar clasificados y ordenados de manera lógica, para facilitar su búsqueda y consulta.
• Seguro: Los documentos deben estar protegidos contra pérdidas, daños, accesos no autorizados, etc.
• Accesible: Los documentos deben estar disponibles para las personas autorizadas que los necesiten.
• Conservado: Los documentos deben ser conservados durante el tiempo que sea necesario, de acuerdo con los requisitos legales y normativos, y con las políticas de la empresa. Algunos permisos pueden requerir conservación permanente.

El archivo de permisos y aprobaciones es una evidencia fundamental de que el proyecto cumple con todos los requisitos legales y reglamentarios. Puede ser requerido en caso de auditorías, inspecciones, reclamaciones o litigios.

Renovación de Permisos (si aplica)

Algunos permisos pueden tener una vigencia limitada y pueden requerir renovación periódica. Por ejemplo, los permisos de ocupación del espacio público suelen tener una vigencia corta (días, semanas o meses) y deben ser renovados si los trabajos se extienden más allá del plazo inicial. Es fundamental estar atento a las fechas de vencimiento de los permisos y gestionar su renovación con la debida anticipación para evitar la suspensión de los trabajos o la imposición de multas.

El procedimiento para la renovación de permisos puede variar dependiendo del tipo de permiso y de la entidad que lo emitió. Generalmente implica presentar una solicitud de renovación, adjuntar la documentación requerida (que puede incluir informes de avance de los trabajos, planos actualizados, etc.) y pagar las tarifas correspondientes.

Se recomienda llevar un registro de las fechas de vencimiento de todos los permisos y establecer un sistema de alertas para recordar la necesidad de renovación con suficiente anticipación.

Cierre de Permisos

Una vez finalizados los trabajos y cumplidas todas las condiciones de los permisos, se debe proceder al cierre formal de los permisos ante las entidades correspondientes. El procedimiento para el cierre de permisos puede variar dependiendo del tipo de permiso y de la entidad que lo emitió. Generalmente implica:

• Notificar a la entidad: Notificar a la entidad que los trabajos han finalizado y que se solicita el cierre del permiso.
• Presentar la documentación: Presentar la documentación que la entidad pueda requerir para el cierre del permiso (por ejemplo, informes finales, planos "as-built", certificados de cumplimiento, etc.).
• Realizar una inspección final: En algunos casos, la entidad puede realizar una inspección final para verificar que los trabajos se han realizado de acuerdo con las condiciones del permiso.
• Obtener el certificado de cierre: Obtener un certificado de cierre del permiso, que acredite que se han cumplido todas las condiciones y que el permiso ha sido cancelado.

Es importante obtener el certificado de cierre de todos los permisos, para evitar problemas futuros y para demostrar que el proyecto se ha ejecutado de acuerdo con la normativa aplicable.

Permisos Comunes y Entidades Emisoras en Colombia (con Énfasis en Bogotá)

Nota: Esta tabla es solo una guía general. Los permisos y aprobaciones necesarios pueden variar dependiendo de las características específicas de cada proyecto. Se debe consultar la normativa vigente y a las entidades competentes para obtener información precisa.

Requisitos Comunes para la Obtención de Permisos

Ejemplo de Lista de Verificación para Obtención de Permisos

Nota: Esta es una lista de verificación simplificada. Se debe adaptar a cada proyecto específico.

Recomendaciones para la Obtención de Permisos